As empresas demandam a realização de reuniões de alinhamento, supervisão, gerenciamento e outras. A verdade é que o mundo corporativo requer um acompanhamento constante das atividades e dos profissionais do setor.
Entretanto, alguns líderes e colaboradores perdem muito tempo em alguns desses encontros e acabam, até mesmo, tornando sua apresentação repetitiva e improdutiva. Para aproveitar todo o tempo que tem à disposição, é necessário saber geri-lo.
De acordo com especialista em desenvolvimento de liderança da Forbes, Miriam Meima, com algumas dicas é possível fazer a otimização das reuniões com o auxílio da equipe, de modo que, impacte positivamente nos resultados da companhia.
Veja formas de levar produtividade aos encontros corporativos
Elaborar planejamentos e compartilhá-los
Organizar previamente os pontos que serão tratados na reunião é essencial para evitar a perda de tempo de acordo com Miriam Meima. O planejamento deve ser feito de maneira que cada pauta a ser apresentada para a equipe conste nele.
Esta elaboração deve ser feita pela pessoa que irá conduzir a reunião e compartilhada com a equipe juntamente com data e horário do encontro. Normalmente existem três espécies de abordagens, de acordo com a especialista. São eles:
Debate
No debate, o apresentador das informações age conjuntamente com os participantes com a finalidade de desenvolver ideias para uma projeto específico, o que marca um diálogo entre as partes da reunião conhecido por “brainstorming”.
Acordo
O dirigente desta reunião visar tomar alguma decisão, e para isso, pergunta aos demais se há objeções ou se todos concordam com a medida que será implementada. Nesta modalidade é importante deixar os membros à vontade para fazer sugestões, inclusive esta é uma das iniciativas que líderes de sucesso promovem, segundo a Forbes.
Alinhamento
As reuniões com esta abordagem é voltada para fazer ajustes nas atividades ou na forma em que os colaboradores estão exercendo suas funções. O alinhamento também serve para corrigir falhas na comunicação e no relacionamento com a equipe.
Para todos esses tipos de reunião surtirem o efeito desejado, elas precisam cumprir com o seu propósito. Se o intuito do líder é realizar uma correção na rota da equipe, não é ideal que ele faça uma reunião da modalidade acordo, pois irá fugir do que é buscado para aquele momento.
A falta de objetividade e programação podem desencadear a necessidade de realizar outros encontros, que podem ser igualmente infrutíferos. Logo, elaborar um planejamento e traçar o que precisa ser tratado com a equipe é importante para otimizar o tempo do gestor e da equipe.
Limitar a duração e definir expectativas
Miriam Meima recomenda que além das reuniões serem organizadas por tópicos, a fala de cada um deles deve der um tempo máximo de duração. É muito comum ver encontros, sejam eles pessoais ou remotos, durarem além do horário necessário para o tratar o que de fato importa.
Por isso, para facilitar o cumprimento do objetivo desta agenda, o aconselhado é colocar os minutos exatos para cada ponto abordado. A especialista também indica não levar em conta o horário total da reunião, mas deixar minutos sobrando para qualquer eventualidade.
Saber o que se pretende ao fazer uma reunião é importante para não trazer o sentimento de que o tempo foi desperdiçado e nada foi resolvido. Dessa forma, é válido deixar claro para o time quais são as expectativas com o encontro e quais mudanças são visadas com ele.
Para a especialista, é válido abrir mão de programações que não possuem objetividade e planejamento, pois elas não terão o retorno desejado nem para os líderes e nem para os colaboradores. Reformular o planejamento antes da execução poderá garantir o sucesso do encontro.
